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Abrechnung, Korrektur und Datensatzübertragung

Verschiedene Fälle die in Hilfe/FAQ nicht erklärt sind und die schon vom Support beantwortet wurden.

Wichtiger Hinweis

Wenn Korrekturen vorgenommen werden, bitte dort wo es möglich ist, in den Beschreibungstexten der Buchung, die entsprechende Rechnungs-Nr. referenzieren. So kann man alles später auch noch nachvollziehen.

Inhalte

Korrektur einer Rechnung nach Absetzung der Krankenkasse

  • In den "offenen Posten" muss die tatsächlich überwiesene Summe gebucht werden.
  • Im Anschluss öffnen Sie den entsprechenden Kostenträger unter "Verwaltung>Organisationen>Kostenträger" über das Augensymbol und buchen im Reiter "Konto" über "Aktionen" eine Gutschrift, in Höhe des abgesetzten Betrages (Begründung "Forderungsverzicht").
  • Damit gleicht sich die Diskrepanz aus. Im Anschluss muss noch der Status von Gutschrift und Rechnung auf "geschlossen" gesetzt werden.

Korrektur bei Fehlschlag einer EC-Kartenzahlung

  • Patientenkartei aufrufen und unter dem Reiter "Konto" die "Rechnung" der EC-Kartenzahlung via "Rechnung gutschreiben" (--> Returnpfeil neben Augensymbol) stornieren (Begründung: "EC-Kartenzahlung hat nicht funktioniert bei Rechnung-Nr. [...]").
  • Im Anschluss hier (im Reiter "Konto"), die Einzahlung mit dem Button "Aktion --> Auszahlung" in entsprechender Höhe korrigieren/ausgleichen (Begründung: EC-Kartenzahlung hat nicht funktioniert bei Rechnung-Nr. [...]").
  • Nun kann eine neue Rechnung für die Erbrachten Leistungen (z.B. Zuzahlung, Ausfallgebühr oder Therapierechnung) über das bekannte Vorgehen erstellt werden (diesmal dann vielleicht besser als "Rechnung/Überweisung" um sicher zu gehen).

Erneute Sendung eines Abrechnungs-Datensatzes an ein Abrechnungszentrum/Krankenkasse

  • Sollte der Grund für eine erneute Datensatz-Anforderung von der Krankenkasse darin bestehen, dass die Datenübertragung im "Echt"- bzw. "Erprobungs-"Verfahren erfolgen soll, muss zunächst dies umgeändert werden: "Verwaltung > Organisationen > Kostenträger" > entsprechenden Kostenträger raussuchen und bei Verfahren auf "Echt" bzw. "Erprobung" umstellen.
  • Ist dieser Schritt geschehen, oder muss der Datensatz aufgrund eines Übertragungsfehlers, ohne Korrektur erneut gesendet werden, geht man wie folgt weiter vor: Unter "Abrechnung > Archiv > TAB Direktabrechnung" > entsprechenden Zeitraum festlegen > nach dem Beleg suchen > auf das Auge klicken > Datenübertragung wiederholen".

Zuzahlung von Krankenkasse nachfordern

  • Korrekturverfahren "Zuzahlung wegen nicht Zahlung" im Rezept durchgehen (s. "Hilfe --> Dierktabrechnung --> Korrekturverfahren"). Der Zuzahlungsstatus muss auf "pflichtig" stehen (bleiben). Bitte ändern Sie keine Beträge auf der letzten Seite. Das Häkchen unten bitte nicht ändern.

  • Im 1. Schritt in Optica Viva Tools im Anschluss die Summe der Korrektur kontrollieren. Diese muss nun auch die 10€ beinhalten. Ist dem so, kann die Korrektur übermitteln werden.

Zuzahlungserstattung durch Kasse in OV verbuchen

  • Zunächst die betreffende ORG in OV-Tools bzw. auf der Festplatte raussuchen, um die zur Erstattung gehörende Beleg-Nr. (Rezept-Nr.) rauszufinden.
  • Dann unter dem Reiter "Rezepte --> Kassenrezepte --> alle" die Beleg-Nr. eingeben und so das Rezept / den Patienten mit der Zuzahlungsnachforderung finden.
  • Nun kann die Zuzahlungsrechnung in der Patientenakte unter "Konto" "storniert/gutgeschrieben" werden, mit der Begründung "Zuzahlungsrechnung wurde in Form der ORG-... an die Krankenkasse übermittelt".
  • Unter dem Reiter "Prüfung --> Zuzahlungen --> Pateintenname" muss nun mit "entfernen" die Zuzahlung als "außerhalb von OV berechnet" vermerkt werden.
  • Sobald die Zahlung der Krankenkasse erfolgt ist, bleibt noch (wie üblich) die entsprechende Rechnung (ORG) an die Krankenkasse, unter "Finanzen --> offene Posten --> Organisationen" als "Einzahlung" zu verbuchen. Am besten noch im Buchungstext festhalten, dass es sich hierbei um die Zuzahlungsübernahme vom Rezept ... und der Rechnungs-Nr. ... handelt.

Termin berechnen / Ausfallrechnung ohne VO

  • Grundsätzlich gelten hierfür die Privatpreise, es sei denn, dies wurde nicht im Vertrag so festgehalten (bei den neuen Verträgen steht es standardgemäß mit drin)
  • In der Patientenkartei unter dem Reiter "Konto" auf den Butten "Aktion" klicken und "Rechnung" auswählen. Hier wird nun als "Bezeichnung" "Termin [Leistung]" eingetragen. Der Betrag für die erbrachte Leistung (KG, MT, KG Neuro, etc.) wird unter "Preis" eingetragen und die MwSt. auf "0" gesetzt. Der Haken "MwSt. ausweisen" MUSS drin bleiben.

Wir sind immer gerne für Sie da – vereinbaren Sie mit wenigen Klicks online einen Termin bei uns in Bonn oder rufen Sie uns zu unseren Sprechzeiten an.